随着计算机及网络技术的飞速发展，很多部门文件管理信息化、网络化 是必然的趋势。利用计算机和网络技术来进行文件管理，具有以下优势：利于实现数据信息的共享，减轻管理员的工作负荷，使文件管理更科学、更规范、更安全。因此，设计一个安全的文件管理系统是十分必要的。电子文件管理是目前我国文档管理领域面临的一个重要研究课题。在信息化进程中，社会信息资源愈来愈多地以网络电子化的形式存在。电子文件越来越广泛、深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面，其快速增长的庞大数量，以及对社会生活真切反映和普遍联系所造就的内在质量，使得电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。自20世纪90年代起，电子文件管理逐步成为国际档案界关注和研究的热点.基于对电子文件档案的一些新特性的认识，比如：电子文件档案的数字化信息形态（编码），电子文件档案对设备的依赖性，电子文件档案物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性，电子文件档案与载体的分离性，电子文件档案的信息共享性及安全性，电子文件档案信息的易更改性，电子文件档案非实体归档的可能性等等，各国档案界人士，发表了很多见解。Richard. E. Barry是国际上从事信息管理，电子公文管理的咨询专家，他于1992年就出版《Management of Electronic Records : Curriculum Materials》(UN . New York. 1992），优先用于指导世界银行的电子文档管理工作。美国档案界重要的代表人物玛格丽特.海兹乔姆说，当今档案人员的工作重点已由档案馆文件的实体保管转变成对所有政府计算机联网系统中的文件进行远距离控制，这将导致全面的“全新创造档案”。 2.法国人强调“电子档案处理要碰到一系列问题，如：档案的定义问题，档案部门的职责问题，档案生命周期的概念问题，评价和挑选问题，分类和著录问题，保存问题：档案开发利用方面也要碰到一些问题，如传播机读档案会发生的实际问题，法律的保障，经济上的困难，信息超越国界流通的问题等，要求国际档案理事会的工作应优先转向标准化，无论在机读档案方面，还是在计算机技术应用用于档案方面。 3.电子文件档案在我国是近几年才出现和引起重视的新生事物，国家档案馆在借鉴国际上有关标准和发达国家经验的基础上，制定了《电子文件归档与电子档案管理规范》，《CAD电子文件光盘存储，归档与档案管理要求》，《档案管理软件功能要求暂行规定》等暂行的规范和标准。世界上一些发达国家的档案部门，虽然较早一些接触电子文件，制定了一些管理方法，但这些管理方法都不很完善，有的甚至引起利用者状告档案管理部门，直至法庭来解决引起的纠纷；有的因考虑不周随着电子计算机软硬件技术的发展和变化，而显得不适应。国际档案理事会的电子文件委员会于1998年3月推出《电子文件管理指南》。该指南主要讲述了法律，机构，概念和技术趋向以及一些原则意见，而未描述电子文件如何归档及归档后形成电子档案的具体管理方法和技术。此外，国际上也有许多组织致力于研究电子档案管理的管理问题，如关于电子文件元数据的研究，真实电子文件永久保存的研究等。
2．本人对课题任务书提出的任务要求及实现预期目标的可行性分析
用户是系统的最终使用者，开发系统的目的最终是要用户很好的使用系统，最终为用户带来各种便利。
（1）档案管理系统的主要功能需求：
1.登录验证：管理员登录、普通用户登录；
系统启动后，首先进行用户验证，只有在输入了正确的用户名、密码和六位验证码后才能进入文件管理页面。否则会一直停留在登录界面，并提示出错信息。
2.用户管理（管理员权限）：添加、删除、编辑；
3.文件管理：文件上传、浏览、编辑、打印、检索
（2）可行性分析
1.技术方面的可行性
编程语言：java
后台数据库：mysql数据库
开发工具：idea
操作系统：Windows 7
2.社会方面的可行性
档案管理系统可以很好的对庞杂的数据文档进行归档管理 也可使使用者快速的找到所需的文档数据
本程序界面清晰、简单易用，符合各种用户需求。
3．本课题需要重点研究的、关键的问题及解决的思路
研究的关键：
1.使用者真正需要系统拥有的功能；
2.根据需求设计系统的功能模块，并使它们串联起来；
3.分析系统各个模块如何运用java的语言技术实现；
4.系统的测试与集成。
文档管理系统设计思路如下
系统主要分为 超级管理员登录 普通用户登录与注册 普通用户对文档的操作 管理员对普通用户信息的管理与文档的分级
1.登录验证：管理员登录、普通用户登录；
系统启动后，首先进行用户验证，只有在输入了正确的用户名、密码和六位验证码后才能进入文件管理页面。否则会一直停留在登录界面，并提示出错信息。
2.用户管理（管理员权限）：添加、删除、编辑；
管理员通过登录页面登录成功后，可以进入文件管理页面，通过点击菜单栏中用户管理显示用户管理页面（只有以超级管理员身份登录，才可进入用户管理页面）。点击添加用户进入新增用户页面，可以添加用户的一系列信息，包括：用户名，密码，确认密码，用户级别，目录权限；点击删除，可以删除已经存在的用户（超级管理员不能删除自己）；点击编辑，可重新设定用户的密码，用户级别，目录权限。
3.文件管理：文件上传、浏览、编辑、打印、检索
普通用户登录后，可以新建目录和文件；可以删除或更名文件，可以上传、打印文件，可编辑、删除或更名已存在的文件；点击剪切、粘贴、复制、删除图标时，可以对文
件实现相应功能；当选中多个文件时，则可以进行批量的剪切、粘贴、复制、删除操作；点击上传文件进入文件上传页面，在此页面可设定需要上传的个数、上传到的目录，点击浏览即可在本地计算机上选择需要上传的文件（当设定上传的个数大于1时，可实现批量上传）。只有当文件的类型是系统允许上传的类型，然后文件大小在系统规定之内，上传的目标路径存在，才能成功上传。文件文档可以归档存放、输入关键字如文件名等可以快速检索，管理员可以进行文档版本管理、权限管理，规定对应级别的普通用户查看不同级别的文献
每个模块之间虽然在表面上是相互独立的，但是在对数据库的访问上是紧密相连的，各个模块访问的是同一个数据库，只是所访问的表不同而已。每个模块的功能都是按照在调研中搜集的资料进行编排制作的。
解决思路：
1.进行细致的调查，深入了解公司职员等对系统的要求，确立系统的模块的合理性；
2.利用面向对象技术进行系统的分析与设计，确立各个模块的具体功能，设计合理可靠完善的数据库；
3.根据系统的分析与设计模型，进行算法设计和系统的实现，细致完善各个功能模块；
4.完成系统后进行测试，确保各个模块都能实现既定的功能；
5.系统投入使用和试运行。
4．完成本课题所必须的工作条件（如工具书、实验设备或实验环境条件、某类市场调研、计算机辅助设计条件等等）及解决的办法
硬件条件：配置适宜的PC机，（配有WINDOWS10/WINDOWS 7操作系统）；
软件条件：java6.0 SQL Server数据库；
存在的问题和解决措施： A．对文件管理系统需求的有待更具体详细的调查分析： 解决措施：多询问周围的人，汲取意见。在己实习单位进行调查 走访。
B．加深对java开发技术的了解： 解决措施：借助网络和图书馆获取更多资料，
[1] java语言程序设计（第3版） 北京•清华大学出版社
[2] java语言程序案例教程 北京•清华大学出版社
[3] 刘云生•数据库系统概论•武汉•华中理工大学出版社
[4] 刘萌，周学明，郭安源企业办公系统开发实例导航北京：人民邮电出版社
[5] RYAN K STEPHENS，RONALD R PIEW. 数据库设计 机械工业出版社
[6] 张信东 信息系统开发教程 北京：清华大学出版社
进一步学习。遇到解 决不了的问题时，虚心向老师求教。
5．完成本课题的工作方案及进度计划
第1-2周 问题定义、可行性研究、完成开题报告
第3周 根据课题要求，进行需求分析
第4-5周 总体设计
第6-8周 开始撰写毕业论文，详细设计
第9-10周 撰写毕业论文，上机编码、设备配置和测试
第11-12周 完成毕业论文
第13-14周 根据指导教师意见对论文修改并完善
第15-16周 准备论文答辩