高校后勤采供管理系统共分为三个角色：餐饮中心员工、财务部员工和食堂仓库员工，根据对各个角色进行分析后设计出如下功能：
1.餐饮中心员工
(1) 采购单管理：餐饮中心员工可以对食堂仓库员工提交的采购申请进行审核，通过审核的就下达采购单，未通过审核的则撤销采购单；采购单下达后，餐饮中心员工可以执行采购预算业务，预算本次采购费用总额；餐饮中心员工还可以查看历史采购记录。
(2) 食材管理：即食材信息管理，餐饮中心员工可以根据目前食材种类对食材的信息进行修改，可以删除不再需要的食材，可以添加新的食材，也可以查看所有的食材信息。
(3) 供应商管理：餐饮中心员工可以对供应商信息进行管理，可以新增供应商，删除不再合作的供应商，修改供应商信息，以及查询供应商信息等。
2.财务部员工
(1) 财务管理：财务部员工可以核算采购单的费用，核算后执行付费操作。
(2) 查询统计：财务部员工可以查询各种日志记录或历史记录，包括查询采购历史、查询食材售价、查询出库记录、查询食材进价，统计食材售量等。以便督促各个流程，并且可以根据食材售量的统计情况监督采购计划的制定。
3.食堂仓库员工
(1) 采购申请管理：食堂仓库员工根据食材库存量提出采购申请，可以删除未下达或者被撤销的采购申请，还可以查看历史采购申请记录。
(2) 库存管理：食堂仓库可以查询食材的库存量，可以将采购的食材进行入库操作或者将库存的食材出售给各个餐厅窗口。
高校后勤采供管理系统中的实体有：食材、食材类别、供应商、用户（餐饮中心员工、财务部员工、食堂仓库员工）、采购单、库存、入库日志、出库日志。其中每个实体包含的内容如下：
食材实体：食材名，食材类别，进价，售价，计量单位，所属供应商。
食材类别实体：食材类别名。
库存实体：食材名称，类别，进价，售价，计量单位，所属供应商，库存量。
供应商实体：供应商名称，电话，地址，开户银行，开户帐号。
系统用户实体：用户名，密码，所属部门，电话号码。
采购单实体：编号，食材名，类型，采购量，供应商，费用，状态标识。
入库日志实体：入库日期，采购单，食材名，类型，采购量，费用，供应商。
出库日志实体：出库日期，食材名，食材类型，出库量，费用。