软件由用户操作、系统维护、文件管理和退出四个模块组成。具有上传下载，管理会员数据及浏览网站新闻、信息检索等功能。
目标系统大大减轻了使用者的负担，并且适应当代社会对办公自动化需求，做到对文档充分发挥、有效利用。
2.2需求分析
2.2.1功能需求
该软件需要完成资料保存、新闻浏览、文件分类检索以及上传下载等操作。系统的结构要合理，使用模块化结构，使界面清晰，操作简便。要有健全的资料存储及维护体系。自检性能高，用户进行错输等操作时及时提示改正，且具有较高的容错性，简单错误不会引起成个系统的瘫痪。
2.2.2界面需求
界面包含：主窗口，登录窗口，查询检索窗口，文档的上传下载窗口。
主界面应该是该系统的一个综合预览，包含查看文档的分类，显示最新上传的文档，以及用户登录的入口，为使系统更加人性化，还加设了一个新闻公告板块，来发布最新信息。
登录窗口是各级会员能够进入该软件的一个平台。用户注册成功后显示相关档案，若是非法操作则跳转到上一界面。
查询窗口包括能够支持多种类型检索的平台。
文档上传和下载界面是用户对文档进行相应操作，显示相关信息。
系统的主要功能
该系统的核心是建立一个对文档分门别类的存储系统，支持按类别进行文档的上传和下载的网站，且提供访问者注册，操作，支持文档检索的软件。为档案管理者提供一个具有科学归类存档的系统，为访问者提供一个能查找自己所需要的资料的窗口。
（1）在用户登录模块中点击注册成为会员，才能进行文档的上传下载；注册会员时需填写有效身份信息并设置专属密码；访问者姓名密码与预存资料一致就可登陆软件，不然报错并返回输入用户名界面。
（2）会员操作会产生积分，注册、上传文件、评论文档均可获得积分；累计积分可提升会员的等级，成为高级会员。
（3）系统由管理员进行维护，主要进行添加网站新闻、管理用户数据和文档管理等操作，有添加、修改和删除用户的权利；当一般会员累计积分升级到高级会员以后，可根据选拔提升为管理员。
（4）文档上传时需准确填写文档姓名、作者姓名、文档类别以及简要介绍。某些期刊类文档还需注明上传时间等信息，便于管理。